“Para poder ofrecer a nuestros clientes una solución personalizada, estábamos buscando una herramienta que pudiera proporcionar una alternativa fácil de usar tanto para procesos sencillos como complejos. Encontramos exactamente lo que estábamos buscando en AgilePoint.

Ricoh y AgilePoint, la pareja perfecta para la administración de procesos empresariales

Organizar los procesos empresariales y la gestión de la información de forma más rápida, segura, productiva, sostenible y rentable. Eso es lo que defiende el distribuidor de tecnología Ricoh. Además de ser un consultor informático con una amplia gama de aplicaciones de hardware y software, Ricoh ofrece varias soluciones integrales dentro del campo de la gestión de documentos y la gestión óptima de la información. Para ofrecer soluciones en un mundo que cambia rápidamente en cuanto a las necesidades de empresas grandes y pequeñas, Ricoh buscó y encontró el socio perfecto en AgilePoint.

Además del excelente servicio para sus impresoras y escáneres, las empresas de todo el mundo buscan cada vez más un sistema integral para sus flujos de documentos. Menos intensivo en mano de obra y más sostenible. Y además de eso, más confiable. Para todos estos servicios, Ricoh es y seguirá siendo un socio confiable como especialista en captura y gestión de información y automatización de procesos. Este proceso empresarial, en el que las empresas se están transformando desde la era del papel hasta completar la digitalización y la automatización, exige cada vez más una solución personalizada. Con las necesidades del cliente en primera posición. Pero, ¿cómo garantizar un flujo de información fácil de usar con una visión general clara de los diversos estados de todos los pedidos, facturas y otros documentos? AgilePoint es la respuesta. La asociación entre Ricoh y AgilePoint fue el siguiente paso lógico. De esta manera, los clientes de Ricoh siempre reciben el mejor servicio, incluso en los procesos más complejos.

Cooperación exitosa

Durante muchos años, Ricoh ha ido ganando popularidad a través de la venta a escala mundial de impresoras y escáneres y de sus servicios. Por lo tanto, ofrecer soluciones integrales para todo el flujo de documentos dentro de las empresas fue el siguiente paso lógico, pero también complejo. Acerca de Ricoh®

Ricoh es un proveedor de tecnología que opera a escala mundial y tiene más de 100,000 empleados. Solo en Bélgica trabajan para Ricoh más de 700 empleados, donde atiende a casi 18,000 clientes. Además de la consultoría informática y la venta de hardware y software, Ricoh también ofrece procesos integrales para la gestión completa de la información digital. Desafío Mientras que en el pasado Ricoh era especialista en ventas y mantenimiento de impresoras y escáneres, la empresa es ahora especialista en diversas aplicaciones de gestión de documentos. Estas transformaciones de papel a archivo digital van mano a mano con soluciones completas totalmente automatizadas, a menudo en entornos complejos. Para enfrentarse a estos desafíos, Ricoh comenzó a buscar un socio que pudiera ofrecer las mejores herramientas en la gestión de procesos empresariales. Ricoh y AgilePoint, la combinación ideal para la gestión de procesos empresariales Un proceso integral de automatización y digitalización requiere herramientas específicas y, lo que es más importante, fáciles de usar. Preferiblemente en combinación con Microsoft SharePoint. Dentro de esta gestión de procesos empresariales, y teniendo en cuenta todos los parámetros, AgilePoint ofreció las mejores alternativas. Mientras tanto, esta asociación ya lleva en marcha cinco exitosos años.

“La gestión de la información y los flujos que la acompañan son diferentes para cada empresa. Para poder ofrecer a nuestros clientes una solución personalizada, estábamos buscando una herramienta que pudiera proporcionar una alternativa fácil de usar tanto para procesos sencillos como complejos”, explica Inge Van De Velde, Supervisor de ventas de transformación digital de Ricoh. “Tanto en pymes como en multinacionales. Encontramos exactamente lo que estábamos buscando en AgilePoint. Desde el primer día, la cooperación fue un éxito. Stefaan Vermeulen y Hans Hanston de AgilePoint son muy accesibles y se comunican de manera rápida y clara. También piensan junto a nosotros durante todo el proceso. Nos llena de satisfacción saber que nuestro producto ha evolucionado de una plataforma low-code a una plataforma no-code con muchas funcionalidades preprogramadas. Además, sabemos con certeza que el producto está completamente en sintonía con las tendencias y desarrollos del mercado actual. Una necesidad absoluta. Y también importante: con cursos de formación específicos. El cliente puede modular los procesos él mismo. De esta forma, la gestión de procesos empresariales no solo es un hecho para el departamento de informática y sus distribuidores, sino que también funciona como un hilo de plata en toda la organización”, concluye Inge.

 

Proceso digital desde la compra al pago de Ricoh & AgilePoint para Alcopa

“Alcopa recibió con agrado la noticia del éxito de la asociación entre Ricoh y AgilePoint. Esta empresa familiar con más de 2300 empleados, que opera en los sectores de automóviles, bienes raíces, materiales de construcción y ventas al por menor, estaba buscando una solución para su «proceso integral desde la compra al pago». Los objetivos eran impresionantes. Un proceso completamente digital, desde la realización de pedidos hasta el pago de facturas, incluido todo el flujo de aprobación. Y tenía que integrarse dentro de varios sistemas ERP. Objetivo: solo facturas digitales, niveles de aprobación automática, menor carga de trabajo y pago más rápido de facturas. Dado que el flujo existente era bastante complejo, con un énfasis todavía fuerte en copias electrónicas, rápidamente se hizo evidente que solo escanear documentos iba a ser insuficiente. La respuesta pronto se encontró dentro de la aplicación empresarial AgilePoint iBPMS, accesible a través de Microsoft SharePoint.

El proceso completo comenzó con una descripción detallada de los flujos actuales. Desde la solicitud a través del pedido hasta el pago de la factura. Con todos los requisitos claramente trazados. Los consultores de Ricoh reunieron toda esta información y se pusieron a trabajar. La reorganización de todo el proceso dentro del diseño ECM de Ricoh dio como resultado un proceso integral completamente rediseñado. Desde la verificación digital de pedidos hasta la aprobación de facturas. Además, también se puede usar en tabletas y teléfonos inteligentes. El resultado final no solo proporcionó una solución menos intensiva en mano de obra y más sostenible. sino también una verificación más rápida, más control financiero y más descuentos para pagos rápidos.

Flujo de caja óptimo

Todo el flujo de trabajo digital está basado en reglas. Esto significa que cada solicitud de compra y la aprobación que la acompaña genera una orden de compra electrónica. Las facturas entrantes se escanean (Kofax Capture) al recibirlas y se corresponden con la orden de compra. El «propietario» recibe automáticamente una copia digital de la factura para su verificación y aprobación. Esto no solo acelera sustancialmente el proceso, sino que también garantiza menos errores manuales. Además, no hay necesidad de copias en papel, gracias al archivo digital. Y, por último, pero no menos importante, el estado de cada pedido o factura se puede leer en diversos paneles en cualquier momento. Este es un valor extremadamente importante para el departamento financiero, que puede usar esta función para utilizar de manera óptima el flujo de caja.

Sobre Ricoh®

Ricoh es un proveedor de tecnología que opera a escala mundial y tiene más de 100,000 empleados. Solo en Bélgica trabajan para Ricoh más de 700 empleados, donde atiende a casi 18,000 clientes. Además de la consultoría informática y la venta de hardware y software, Ricoh también ofrece procesos integrales para la gestión completa de la información digital.

Reto

Mientras que en el pasado Ricoh era especialista en ventas y mantenimiento de impresoras y escáneres, la empresa es ahora especialista en diversas aplicaciones de gestión de documentos. Estas transformaciones de papel a archivo digital van mano a mano con soluciones completas totalmente automatizadas, a menudo en entornos complejos. Para enfrentarse a estos desafíos, Ricoh comenzó a buscar un socio que pudiera ofrecer las mejores herramientas en la gestión de procesos

Solución

Con AgilePoint, Ricoh encontró el socio ideal para hacer que los procesos comerciales y la gestión de la información fuesen más rápidos, más seguros, más productivos, más sostenibles y más rentables Juntos han implementado un proceso digital de la compra al pago en Alcopa

Ventajas

  • Plataforma low-code-to-no-code
  • Compatible con SharePoint
  • Sencilla de utilizar
  • Procesos empresariales fáciles de modular
  • Sigue los desarrollos y tendencias de mercado

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