„Um unseren Kunden individuelle Lösungen zu bieten, waren wir auf der Suche nach einem benutzerfreundlichen Tool für einfache und komplexe Prozesse gleichermaßen. Mit AgilePoint fanden wir genau dies.“

Ricoh und AgilePoint – die perfekte Ergänzung fürs Geschäftsprozessmanagement

Der Technologieanbieter Ricoh hilft Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse und ihr Informationsmanagement schneller, sicherer, produktiver, nachhaltiger und rentabler zu gestalten. Neben der Beratung im Bereich Hard- und Software vertreibt Ricoh diverse Lösungen zum Dokumenten- und Informationsmanagement für kleine, mittlere und große Unternehmen. Genau in diesem Bereich konnte AgilePoint seine Expertise ins Spiel bringen.

Neben erstklassigem Serviceleistungen für ihre Drucker und Scanner fragen immer mehr Kunden auf der ganzen Welt nach einem Gesamtsystem für ihren Dokumentenfluss, das den Arbeitsaufwand reduziert und zugleich nachhaltiger und zuverlässiger ist. Für die verlangten Services ist Ricoh weiterhin ein zuverlässiger Partner für die Informationserfassung, das Informationsmanagement und die Prozessautomatisierung. Der Wandel vom papierbasierten Unternehmen hin zur vollständigen Digitalisierung und Automatisierung erfordert zunehmend angepasste Lösungen. Aber wie stellt man einen benutzerfreundlichen Fluss der Informationen sicher, mit klarer, eindeutiger Anzeige des jeweiligen Status eines Auftrags, einer Rechnung und sonstiger Dokumente? Die Antwort lautet AgilePoint. Durch die Partnerschaft mit AgilePoint kann Ricoh seinen Kunden stets herausragenden Service bieten, selbst für komplexe Vorgänge und Prozesse.

Erfolgreiche Zusammenarbeit

Seit vielen Jahren verkauft Ricoh erfolgreich Drucker, Scanner und zugehörige Serviceleistungen. Der nächste logische, allerdings komplexe Schritt war das Angebot einer umfassenden Lösung für den gesamten Dokumentenfluss in einem Unternehmen. Ricoh ist ein globaler Technologieanbieter mit mehr als 100.000 Mitarbeitern weltweit. In Belgien hat Ricoh über 700 Mitarbeiter und fast 18.000 Kunden. Neben dem IT-Consulting vertreibt Ricoh diverse Lösungen zum durchgängigen, komplett digitalen Dokumentenmanagement. Bisher war Ricoh Experte für den Vertrieb und die Wartung von Druckern und Scannern. Heute bietet das Unternehmen außerdem zahlreiche Anwendungen für das Dokumentenmanagement. Der Wechsel von der Papier- zur Digitalarchivierung geht Hand in Hand mit vollständig automatisierten, durchgängigen Lösungen, die häufig in komplexen Umgebungen realisiert werden müssen. Für diese Herausforderung suchte Ricoh einen Partner, der die passenden BPM-Werkzeuge (Business Process Management) bereitstellen kann. Diese Tools mussten speziell zur Automatisierung und Digitalisierung geeignet, benutzerfreundlich und nach Möglichkeit zusammen mit Microsoft SharePoint verwendbar sein. AgilePoint erwies sich als ideale Lösung für diese Anforderungen. Mittlerweile blicken die beiden Partner schon auf fünf gemeinsame erfolgreiche Jahre zurück.

„Das Management von Informationen und die zugehörigen Abläufe sind in jedem Unternehmen anders. Um unseren Kunden individuelle Lösungen zu bieten, waren wir auf der Suche nach einem benutzerfreundlichen Tool für einfache und komplexe Prozesse gleichermaßen“, erklärt Inge Van De Velde, Digital Transformation Sales Supervisor bei Ricoh. „Sowohl für kleine und mittlere Unternehmen, als auch für global tätige Konzerne ist AgilePoint die passende Lösung. Die Zusammenarbeit war von Beginn an sehr gut. Stefaan Vermeulen und Hans Hanston von AgilePoint sind jederzeit erreichbar, kommunizieren klar und verständlich und haben immer ein offenes Ohr für unsere Wünsche. Wir sind begeistert von der Entwicklung unseres Produkts – von einer Low-Code-Plattform hin zu einer No-Code-Plattform mit zahlreichen vorprogrammierten Funktionen. Zudem sind wir heute auf der Höhe mit allen aktuellen Markttrends und -entwicklungen – ebenfalls ein absolutes Muss. In spezifischen Schulungen lernen unsere Kunden, wie sie ihre Prozesse selbst anpassen können. So ist das Geschäftsprozessmanagement nicht nur in der IT-Abteilung verankert, sondern zieht sich wie ein roter Faden durch das gesamte Unternehmen“, schließt Inge.

Digitaler Purchase-to-Pay-Prozess bei Alcopa

Alcopa, ein Unternehmen im Familienbesitz mit über 2300 Mitarbeitern, profitierte ebenfalls von der erfolgreichen Partnerschaft zwischen Ricoh und AgilePoint. Alcopa ist aktiv in den Bereichen Automobile, Immobilien, Baustoffe und Einzelhandel und suchte eine Lösung für seinen internen „Purchase-to-Pay-Prozess“. Die Anforderungen waren beeindruckend: ein vollständig digitaler Prozess vom Auftragseingang bis zur Rechnungsbegleichung, mit sämtlichen Freigaben und mit Integration in diverse ERP-Systeme. Konkrete Vorgaben: ausschließlich digitale Rechnungen, automatische Freigabeeskalation, weniger Arbeitsaufwand und schnellere Rechnungsbezahlung. Weil der vorhandene Ablauf recht komplex und fokussiert auf die Bildschirmdarstellung war, wurde schnell klar, dass es nicht ausreichen würde, nur Dokumente zu scannen. Die Lösung ergab sich mit der iBPMS-Business-Applikation von AgilePoint, auf die über Microsoft SharePoint zugegriffen werden kann.

Der gesamte Prozess begann mit einer detaillierten Übersicht über die derzeitigen Abläufe, von der Anfrage über den Auftrag bis zur Bezahlung der Rechnung. Alle Anforderungen wurden präzise herausgearbeitet. Mit diesem Input machten sich die Berater bei Ricoh ans Werk, um den gesamten Ablauf als durchgängigen Prozess in Ricohs ECM komplett neu zu gestalten, von der digitalen Bestätigung eines Auftrags bis zur Freigabe der Rechnung. Zudem ist die neue Lösung auch auf Tablets und Smartphones nutzbar. Das Ganze ist nicht nur nachhaltiger und weniger arbeitsaufwendig als zuvor, sondern erlaubt auch eine schnellere Überprüfung, mehr finanzielle Kontrolle und die Möglichkeit der Skonto-Gewährung bei vorzeitiger Zahlung.

Optimaler Cashflow

Der gesamte digitale Workflow ist regelbasiert, d. h. jede Bestellanforderung mit zugehöriger Freigabe erzeugt eine elektronische Bestellung. Eingehende Rechnungen werden gescannt (mit Kofax Capture) und mit der zugehörigen Bestellung verknüpft. Die verantwortliche Person erhält automatisch eine digitale Rechnungskopie zur Überprüfung und Freigabe. Neben der erheblichen Beschleunigung des gesamten Prozesses werden zudem manuelle Fehler reduziert. Ausdrucke und Kopien auf Papier werden dank digitaler Archivierung vermieden, und nicht zuletzt können alle Beteiligten zu jeder Zeit den Status einer Bestellung oder Rechnung auf einem der Dashboards einsehen. Diese Funktion ist besonders nützlich für die Finanzabteilung, um den Cashflow optimieren und genauer kontrollieren zu können.

Über Ricoh®

Ricoh ist ein globaler Technologieanbieter mit mehr als 100.000 Mitarbeitern weltweit. In Belgien hat Ricoh über 700 Mitarbeiter und fast 18.000 Kunden. Neben dem IT-Consulting vertreibt Ricoh diverse Lösungen zum durchgängigen, komplett digitalen Dokumentenmanagement.

Die Herausforderung

Bisher war Ricoh Experte für den Vertrieb und die Wartung von Druckern und Scannern. Heute bietet das Unternehmen außerdem zahlreiche Anwendungen für das Dokumentenmanagement. Der Wechsel von der Papier- zur Digitalarchivierung geht Hand in Hand mit vollständig automatisierten, durchgängigen Lösungen, die häufig in komplexen Umgebungen realisiert werden müssen. Für diese Herausforderung suchte Ricoh einen Partner, der die passenden BPM-Werkzeuge (Business Process Management) bereitstellen kann.

Die Lösung

Mit AgilePoint hat Ricoh den perfekten Partner an seiner Seite, um Geschäftsprozesse und Informationsmanagement schneller, sicherer, produktiver, nachhaltiger und rentabler zu gestalten. Gemeinsam haben sie für den Kunden Alcopa einen digitalen „Purchase-to-Pay-Prozess“ realisiert.

Vorteile

  • Low-bis-No-Code-Plattform
  • Mit SharePoint kompatibel
  • Benutzerfreundlich
  • Einfach anpassbare Geschäftsprozesse
  • Auf der Höhe der Marktentwicklungen und -trends

Eigenes Anwendungsbeispiel?